Na spotkaniach Toastmasters opiekun gości pełni kluczową rolę w tworzeniu przyjaznej atmosfery dla nowych uczestników. Podczas spotkania:

1. Wita nowych uczestników na spotkaniu, przedstawia się i pomaga im poczuć się komfortowo.
2. Tłumaczy przebieg spotkania, zasady i misję Toastmasters, by nowi goście lepiej zrozumieli organizację.
3. Wprowadza nowych uczestników do reszty grupy, dbając o nawiązanie relacji i integrację.
4. Udziela odpowiedzi na pytania gości dotyczące działalności klubu i możliwości dołączenia.
5. Motywuje gości do aktywnego udziału w spotkaniu, np. krótkich wypowiedzi podczas sesji gorących pytań (Table Topics).
6. Pyta gości o ich odczucia po spotkaniu i dba o to, by czuli się mile widziani.
7. Wyjaśnia korzyści płynące z przystąpienia do klubu oraz omawia formalności związane z członkostwem.
8. Utrzymuje kontakt z gośćmi po spotkaniu, zachęcając ich do kolejnych wizyt.