Jako Toastmaster wieczoru jesteś odpowiedzialny za sprawne poprowadzenie spotkania zgodnie z agendą i zasadami panującymi w klubie. Zwyczajowo funkcję tę pełnią bardziej doświadczeni członkowie klubu, zaznajomieni ze zwyczajami i wymaganiami spotkań.

Toastmaster wieczoru dba o pozytywną atmosferę spotkania, zapowiada każdego mówcę i prowadzi temat dnia. Toastmaster to najważniejsza rola podczas spotkania. Spraw, by uczestnicy spotkania czuli, że wszystko idzie zgodnie z planem.

W dobrym tonie jest przekazanie tematu spotkania do osoby odpowiedzialnej za PR odpowiednio wcześniej, aby na stronie klubu mogła pojawić się zajawka na temat spotkania.

Zadania do wykonania:

1. Wybierz temat, który pobudzi wyobraźnię uczestników.
2. Potwierdź obecność osób funkcyjnych oraz mówców i postaraj się obsadzić brakujące role. Mówcy powinni wskazać swoich oceniających (jeśli istnieje taka konieczność wyznacz zastępstwo i upewnij się, ze osoba funkcyjna wie na czym polega jej rola). Przypomnij osobom funkcyjnym, które realizują starą ścieżkę edukacyjną o przekazaniu swoich podręczników kompetentnego lidera osobom, które ich ocenią.
3. Przygotuj z pomocą Wiceprezesa ds. Edukacji agendę spotkania, wydrukuj ją, przygotuj karteczki do oceny poszczególnych mów oraz do konkursu gorących pytań – zadbaj o wyznaczenie osoby, która te karteczki zbierze. .
4. Przejścia – dobre spotkanie przebiega gładko. Twoja rola ma bardzo ważne znaczenie, ponieważ jesteś osobą wiodącą spotkanie od jednej części do kolejnej. Jednym ze sposobów na przejścia między kolejnymi punktami agendy jest dobranie krótkich historyjek, żartów lub cytatów związanych z wybranym tematem i wtrącanie ich pomiędzy każdą częścią. Przemyśl i przygotuj wcześniej wszystkie swoje krótkie wystąpienia.
5. Aby wszystko było dobrze zrozumiałe, także dla gości, objaśnij znaczenie poszczególnych części spotkania oraz osób funkcyjnych: określ cel, limity czasowe oraz czemu służą poszczególne punkty agendy.
6. Rozdaj agendę oraz kartki do oceniania mów i gorących pytań, przygotuj pomoce wizualne, sprawdź czy masz markery itp.
7. Czas – spotkania rozpoczynają się punktualnie o 19:00 przywitaniem przez Prezesa klubu. Kontroluj przebieg spotkania – trzymaj się agendy, którą przygotowałeś. Zostaniesz oceniony z wykonania tego zadania. Jeśli mówcy przekraczają czas, musisz podjąć decyzję o skróceniu kolejnych części programu. To Ty jesteś odpowiedzialny (a nie kontroler czasu!) za to, żeby spotkanie skończyło się o wyznaczonej godzinie.
8. Wprowadzenie – w miły i ciepły sposób powiedz zgromadzonym, co czeka ich tego wieczoru. Możesz być stremowany, więc przygotuj się dobrze (szczególnie pierwsze zdanie) — możesz używać notatek.
9. Opowiedz o zasadach klubu: a. wyłączyć/ wyciszyć telefony b. tematy religii, polityki i seksu - poruszamy, ale w umiejętny sposób, tak żeby nie urazić uczuć innych c. opowiedz czym jest Toastmasters International d. opowiedz o sposobie oceny: konstruktywna krytyka forma kanapki: najpierw te elementy, które stanowiły mocne strony mówcy potem pola do rozwoju - jeśli to możliwe z konkretnymi przykładami na koniec miłe podsumowanie, to co wyróżniło tę mowę, zachęcające do kolejnego wyjścia mówcy na scenę.
10. Przedstawienie osób pełniących role – po kolei przedstaw zespół oceniający (chronometrażysta, kontroler płynności, gramatyk, mowa ciała, główny oceniający). Najważniejsze, by wszyscy na sali rozumieli PO CO jest zespół oceniający i jak kluczową rolę pełni podczas spotkania.
11. Dyskusja – wybierz temat, który zachęci do wymiany zdań. Pamiętaj, że osobiste doświadczenia są najlepszym źródłem inspiracji. Moderuj dyskusję oraz dopilnuj, aby chronometrażysta kontrolował czas.
12. Gorące Pytania: to jedna z kluczowych części spotkania, podczas której uczymy się wystąpień improwizowanych. Część z gorącymi pytaniami może być wydłużana lub skracana (w zależności od ilości pozostałego czasu). Przekaż Mistrzowi Gorących Pytań ile ma czasu na poprowadzenie swojej części.
13. Przed każdą mową zaproś oceniającego projekt na scenę. Oceniający powie kilka zdań o mówcy i realizowanym projekcie.
14. Oklaski – Twoim zadaniem jest inicjowanie oklasków dla każdej osoby wchodzącej i schodzącej ze sceny. Pamiętaj o przekazywaniu sceny za pomocą uścisku dłoni.
15. Bądź przygotowany na zapełnienie luk czasowych.
16. Odpowiadasz za dobre samopoczucie gości i członków klubu, brak nudy oraz energię spotkania!